Акт приема-передачи товара: важные моменты составления.

Акт приема-передачи  товара представляет собой двусторонний документ.  С помощью акта приема-передачи возможно максимально детально описать особенности передаваемых и принимаемых товаров.  Указанный документ обязательно составляется в 2-х экземплярах, при этом копирование запрещено. Документ считается действительным, если он является подлинным и содержат все требуемые сведения и реквизиты.

Основные реквизиты формы акта приема-передачи товара:

  1. Название документа;
  2. Место, где составлялся акт приема-передачи;
  3. Дату  акта-приема передачи;
  4. Сведения о покупателе, а также продавце (фамилия, имя отчество, реквизиты паспорта, телефоны для связи);
  5. Реквизиты договора, на основе которого осуществляется передача товара;
  6. Предельно подробное описание качественных особенностей передаваемого либо принимаемого товара;
  7. Описание дефектов (при наличии);
  8. Подписи лиц, уполномоченных на подписание документа;
  9. Печати обеих сторон.

Нужно сказать, что составление акта приема-передачи товара возможно и для одного товара, и для партии товаров. В нем также прописываются претензии по качеству и количеству товара, которые могут возникнуть. Если при передаче товара обнаруживаются какие-нибудь дефекты, покупатель имеет право требовать денежную компенсацию.

Кроме этого нередко возникают ситуации при передаче товаров, при которых товар теряется или повреждается. Для этого в договор непременно следует включить пункт, включающий  возможные варианты компенсации убытков покупателя в связи со срывом поставки. Регулярность составления акта определяется по соглашению между продавцом и покупателем. Акт приема-передачи товара относится к первичным документам бухгалтерского учета и служит основой для бух. учета материальных ценностей.

Особенности формы акта приема-передачи.

Акт приема-передачи товара представляет собой документ, подтверждающий факт осуществления доставки материальных ценностей.  На практике максимально комфортно пользоваться стандартной формой данного документа. Такая форма может применяться всегда и повсеместно, даже при перераспределении товара в пределах одного предприятия.

В свою очередь, доставка продукции должна являться результатом действия договора, заключаемого заранее.  Акт приема-передачи товара будет служить основанием подтверждающим, что договор выполнен.  В компании такой акт должен храниться в течение 3-х лет.

НК РФ не обязывает хозяйствующие субъекты оформлять акты приема-передачи. В то же время, использование утвержденного действующим законодательством типового бланка акта приема-передачи позволит обойти множество недоразумений и непониманий, которые могут появиться при налоговой проверке предприятия. Следовательно, можно сказать, что использование на практике грамотного акта приема-передачи товаров выступает просто панацеей при документообороте.

В типовом бланке акта приема-передачи предполагается, что цены на территории страны должны указываться только с использованием национальной валюты, указание же цен в другой валюте является нарушением.

В типовой форме документа возможно увидеть столбец «масса нетто». Заметим, что ее следует заполнять  только тогда, когда речь идет о весовой продукции, в случае же если готовый товар исчисляется в единицах, то ее не заполняют.

Акт приема-передачи начинается с названия документа.  После подписания акта у сторон возникают определённые права и обязанности. Название документа звучит так: Акт приема-передачи товаров» и указывается в центре верхней части листа. Как правило, название пишется большими буквами, с выделением жирным шрифтом. Внизу под названием пишется дата оформления акта. Обычно дата проставляется слева.

Основной текст документа включает в себя графы, в которых описывается продукция. В них пишут правильное название товара, его особенности и недостатки (при наличии) и прочие моменты, которые стороны считают важными. Обязательной формы документа, установленной ФЗ, не существует, то в акт  можно вносить необходимые изменения.  Обязательными являются лишь реквизиты, которые должны  заполненяться. Следует иметь в виду, что безукоризненного бланка документа не бывает.

К тому же, фирма имеет право использовать различные варианты актов, подготовленных для определенных видов товаров. Например, воможны  различные формы акта для всей партии готовой продукции и для штучной продукции в единственном экземпляре.

После оформления акта приема-передачи товаров требуется сделать проверку всех реквизитов .  Акт обладает юридической силой только при наличии оттиска печати и подписей уполномоченных на подписание лиц.  Документ, подписанный задним числом, также не может считаться действительным.  Заметим, что подписывать акт приема-передачи товаров вправе любой сотрудник предприятия, даже грузчик, который производит поставку товара. Но при этом лица, подписывающие акт приема-передачи товара должны быть на это уполномоченными соответствующими документами (это может приказ о предоставлении права подписания такого рода документов, либо доверенность, также оформленная соответствующим образом).  На это всегда следует обращать особое внимание, так как при возникновении необходимости обращаться в судебные органы, документ, подписанный неуполномоченными лицами, не будет считаться действительным.  Лица, уполномоченные ставить на акте подпись, также ставят на него и оттиск печати.  На печати сверху необходимо написать реквизиты приказа или доверенности, в которых прописано, что подписанты на это уполномочены.

Доверенность на право подписания акта может быть заверена у нотариуса.  При этом в случае возникновения судебных разбирательств, это будет очевидным свидетельством того, что документ обладает юридической силой.

Советуют в акте выделит пункт, в котором будет подтверждать факт того, что доставленная продукция соответствует условиям, отраженным в договоре. Этот пункт дополнительно подстрахует поставщика. Помимо этого необходимо добавить пункт с текстом «Товар доставлен в сроки, оговоренные в договоре». При этом покупателю нужно только будет написать подпись возле этого пункта.Советуем также употреблять и следующую фразу: «У покупателя нет претензий к товару». Рекомендуют в бланке акта отразить пункт документа, по которому будет производиться передача товара. Бланк акта приема-передачи товаров, где учтены все дополнительные важные моменты, появляющиеся при доставке товаров, является расширенной формой.

Для чего нужен образец акта приема -передачи товара

Образец документа способен оказать неоценимую поддержку в грамотном оформлении документа. С его помощью, легко изучить основные пункты, которые следует заполонить и уяснить.

Например, крайне необходимо изучить то, как правильно отражать информацию о недостатках товара. Известно, что всего лишь одна строчка способна коренным образом повлиять на ситуацию.Именно поэтому образец служит хорошим помощником и позволяет не допускать ошибок в составлении акта приема-передачи товаров, и кроме этого помогает учесть все тонкости.

Как и где можно скачать акт приема- передачи товара?

Акт приема-передачи товара можно взять на специальных сайтах для бухгалтеров в сети интернет.На таких ресурсах можно также ознакомиться с примерными формами, подходящими для составления документов, отражающих доставку различных видов товаров или услуг.  Здесь же можно изучить тонкости правильного заполнения документов.

Зачастую фирмы составляют свои формы документов и пользуются ими. Однако можно взять уже готовые формы и добавить в них дополнительные пункты и графы.

Например, на практике является очень удобной строка «Имеющиеся недостатки». Такую строку желательно расширить. Это важно, так как здесь покупатель имеет право отметить все выявленные им в товаре недостатки.

При этом покупатель вправе не подписывать акт при наличии каких-либо недостатков. Он имеет полное право потребовать компенсацию убытков, равных цене поврежденного товара или же партии товаров.

Имеет ли право компания отказаться от применения акта приема – передачи товара?

Известно, что если при реализации продукции используется товарная накладная, акт приема – передачи товаров не обязателен и это правда. Тем не менее, важно отдавать отчет в том, что именно акт приема-передачи товара относится к уникальным документам, в котором отражаются абсолютно все особенности продукции и существующие недостатки.

Кроме того эта ценная информация заверяется подписями уполномоченных лиц с оттиском печати организации. Таким образом, именно с помощью этого документа стороны имеют возможность регулировать возможные споры. Тогда как обычная накладная этого сделать не в состоянии.Однако и контролирующие органы не требуют чтобы акта приема – передачи товаров составлялся при каждой операции по доставке товара или оказания услуги.

Способен ли акт приема-передачи товара заменить договор?

Однозначный ответ заключается в том, что акт приема – передачи товара не может составляться вместо договора. Кроме того, как раз на основе заключенного договора между сторонами и составляется акт приема-передачи товаров. Среди бухгалтерских документов должны присутствовать оба этих документа. Акт же при этом выступает свидетельством того, что Договор целиком и полностью выполнен.

Итак, акта приема – передачи товара представляет собой особым способом составленное юридическое доказательство совершения определенного важного действия компании по передвижению товаров.

Эффективность заключенной сделки, как раз, подтверждается с помощью юридически грамотного документа, где указаны все основные реквизиты сторон и отражены все характеристики товара, в том числе и указаны все претензии.